La Autoritat de Certificació de la Comunitat Valenciana (ACCV) ha iniciado el desarrollo de un nuevo servicio de gestión documental y custodia de documentos. A través de este servicio la ACCV ofrece una infraestructura hardware y software para el almacenamiento de los documentos así como un interfaz web para facilitar el acceso a los archivos y a toda la información asociada a los mismos.

En la actualidad existen multitud de sistemas de gestión documental basados en una aplicación informática y un conjunto de procedimientos que permiten a los usuarios de una organización, de forma sencilla e inmediata, tanto guardar la información como recuperarla cuando es necesario y así hacer más eficiente su uso.

La gestión tradicional de la documentación en papel conlleva a las entidades una serie de problemas que repercuten directamente en la actividad diaria de la organización, generando una respuesta lenta e ineficaz y provocando una pérdida de la calidad del servicio y el incremento de los costes.

La implantación de un sistema de gestión de la información es clave para optimizar los procesos y mejorar el servicio ofrecido y la seguridad de la información. Las principales ventajas de un sistema de gestión documental son:

• La eliminación de los costes de localización, recuperación y rearchivo del documento, que pasa a estar en formato electrónico, y se puede visualizar en pantalla e imprimir.



• La reducción del espacio de almacenamiento, ya que los documentos electrónicos se almacenan en servidores, CD-ROM etc.



• La disminución del material archivado ya que los documentos están accesibles en todo momento y se ahorran los listados en papel y las copias. Asimismo se evita la pérdida de documentos.



• Una mayor seguridad de la información mediante la definición de reglas de acceso a la documentación para los diferentes usuarios y dependiendo de su rol en la organización.

La custodia de documentos es un paso más en la gestión documental e implica la existencia de un tercero que se responsabiliza de archivar, con garantías técnicas y legales, los documentos de otras organizaciones.

La ACCV va a ofrecer el servicio de custodia de información basado en el almacenamiento de documentos, tanto firmados digitalmente y/o cifrados como sin firmar y/o cifrar y garantizando que el documento custodiado mantiene a lo largo del tiempo el mismo valor legal.

Para mantener la validez legal en el tiempo se define, en función de los diferentes plazos de custodia (corto, medio y largo plazo), la tecnología y los soportes a utilizar así como los formatos aceptados y su mantenimiento. Además se incorpora un sellado de tiempo en los documentos firmados que asegura el momento de realización de la firma y la validez del certificado con el que se realizó la misma.

El objetivo de la ACCV al convertirse en custodio de documentos es diversificar su actividad, adaptarse a las necesidades y tendencias tecnológicas e innovar en un campo estrechamente ligado a la certificación digital.

Por el momento el proyecto se encuentra en fase de integración de los diferentes elementos 'open source' que componen la plataforma (MySQL, Tomcat, Jackrabbit de Apache y JLibrary) y de desarrollo del cliente e interfaz pública de la plataforma.

La ACCV pondrá en marcha el servicio de custodia de documentos con el almacenamiento de las disposiciones del Diario Oficial de la Generalitat Valenciana, a partir del próximo día 1 de enero.

La Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) ha admitido los certificados reconocidos de entidad emitidos por la Autoritat de Certificació de la Comunitat Valenciana (ACCV) para realizar los trámites tributarios disponibles para las personas jurídicas a través de la Oficina Virtual de la AEAT.

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La ACCV ha desarrollado la infraestructura necesaria para la emisión de certificados de inicio de sesión en Windows ya que la considera una alternativa de autenticación mucho más flexible y segura que el método basado en usuario y contraseña. Este nuevo servicio se ofrece tras la demanda recibida por parte de varios departamentos de La Generalitat.

A lo largo del mes de octubre se han habilitado dos nuevos trámites on-line a través de Generalitat en Red y para los cuales se requiere un certificado digital emitido por la Autoritat de Certificació de la Comunitat Valenciana (ACCV).

En primer lugar, la Conselleria de Empresa, Universidad y Ciencia ha puesto en marcha el sistema ALTEA (Alta Telemática de Ascensores). Se trata de un servicio que la Conselleria ofrece a las empresas fabricantes de ascensores para la tramitación por vía telemática de la puesta en servicio de los mismos.

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Por otra parte, el Servicio Valenciano de Empleo y Formación (SERVEF) ha estrenado la solicitud telemática de certificados de formación. Esta tramitación telemática permite solicitar los certificados de formación de los alumnos de las acciones formativas organizadas por la Dirección General de Formación y Cualificación Profesional del SERVEF. Únicamente pueden ser solicitantes las entidades (sus representantes legales) que sean beneficiarias de subvención para el desarrollo de dichas acciones formativas y que utilicen el programa informático SIDEC para comunicar al SERVEF los datos correspondientes. Para la realización del trámite es necesario que el representante legal de la entidad disponga de un certificado reconocido de ciudadano emitido por la ACCV.

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El pasado día 3 de octubre tuvo lugar una sesión formativa en la que participaron todos los operadores de soporte al usuario y al Operador de Punto de Registro (OPRU) de la ACCV. Esta jornada forma parte del reciclaje continuo de las personas que prestan este servicio y que complementa las reuniones periódicas de seguimiento que los responsables de soporte de la ACCV mantienen con las coordinadoras del Call Center.

Para la ACCV es muy importante el trabajo diario de atención al usuario y al OPRU que se lleva a cabo desde el Call Center ya que persigue uno de sus objetivos principales y que es fomentar y facilitar el acceso a las nuevas tecnologías. Para ello es muy importante mantener actualizado el conocimiento de los operadores y dotarles de las herramientas necesarias para desarrollar esta actividad y prestar un servicio de calidad.

Una operadora atiende a un usuario de la ACCV.

¿Puede obtener cualquier ciudadano un certificado en tarjeta criptográfica?

Los certificados reconocidos en dispositivo seguro de creación de firma se pueden solicitar siempre que se disponga del D.N.I., N.I.E. o pasaporte español, en vigor y que se abone la tasa administrativa a que está sujeta la prestación de este servicio.

Para ello debe revisar la información sobre el procedimiento, realizar el pago y acudir a un Punto de Registro de Usuario a realizar la solicitud. En el plazo de 15 días dispondrá del certificado digital en tarjeta criptográfica así como del lector, en caso de que así lo haya solicitado.

Si tiene problemas durante la instalación puede contactar con el servicio de soporte al usuario de la ACCV.

¿Qué coste tienen los servicios de validación de certificados?

Los servicios de validación de certificados emitidos por la Autoritat de Certificació de la Comunitat Valenciana (ACCV) son gratuitos.

La Lista de Certificados Revocados (CRL), que contiene los números de serie de todos los certificados revocados, se puede consultar y descargar desde http://www.accv.es/html-gestion/crl/crl_c.htm.

Por otra parte, el servicio OCSP (Online Certificate Status Protocol), definido en el estándar RFC-2560, proporciona a los usuarios y las aplicaciones un método ágil y rápido de obtener el estado de un certificado, evitando tener que descargar la CRL. En la página http://www.accv.es/ocsp_c.htm puede obtener la URL desde la que se presta este servicio así como el certificado del servidor OCSP.

¿En qué soporte se emiten los certificados de inicio de sesión en Windows?

Los certificados de inicio de sesión en Windows se emiten en tarjeta criptográfica ya que así lo exige Microsoft. La tarjeta criptográfica utilizada por la ACCV puede contener los certificados reconocidos de ciudadano y el certificado de inicio de sesión en Windows.

¿Qué documentación es necesaria para solicitar un certificado de entidad?

La documentación que se requiere para realizar las comprobaciones del solicitante del certificado (el administrador o el representante legal o voluntario con poder bastante de la entidad), varía en función del tipo de entidad:

• Departamentos de la Generalitat, Organismos Públicos, Ayuntamientos y Diputaciones Provinciales.



• Sociedad Mercantil o Sociedad de Inscripción obligatoria en el Registro Mercantil.



• Asociaciones, Fundaciones, Clubes, Partidos Políticos, Sindicatos o Cooperativas no inscribibles en el Registro Mercantil.



• Sociedad Civil y Comunidad de Bienes.

¿Cómo se identifica quien ha realizado un trámite si se realiza utilizando un certificado de entidad?

Los certificados reconocidos de entidad son válidos para realizar trámites en nombre de una empresa pero están vinculados de forma precisa con el representante legal de la misma que es el solicitante y titular del certificado.