En este artículo se describe un sistema de Gestión Electrónica de Documentos con firma digital que ya está siendo utilizado con éxito en múltiples organizaciones y empresas. El sistema ha sido desarrollado por CSD. Se trata de una compañía española de consultoría y desarrollo de software de aplicación. Dispone de oficinas en Madrid, Londres y Valencia, aunque su “software factory” está en Valencia, donde cuenta con más de cincuenta desarrolladores.

Con la Gestión Electrónica de Documentos se crea un sistema que cambia totalmente el manejo de los documentos en una organización. En concreto se trata de realizar, principalmente, los siguientes cambios:

1. Utilizar el documento electrónico en sustitución del papel.
2. Sustituir la firma manuscrita sobre papel por la firma digital.
3. Eliminar el ensobrado y transporte de papel en favor de medios electrónicos (FTP, email, etc.).
4. Reemplazar los procedimientos administrativos tradicionales por procedimientos electrónicos. De esta forma, los visados, sellados, diligencias, etc. quedan también resueltos por métodos como el sello electrónico y la firma digital visible.
5. Sustituir el archivo y custodia de documentos en papel por el almacenamiento y hosting en disco o cualquier otro soporte digital.

El sistema de CSD se sustenta en dos grandes principios. El primero es el uso del formato de Acrobat PDF (Printable Document Format) como soporte único de documentos en sustitución del papel. Este formato es un estándar de facto, universalmente aceptado como formato ideal de documentos con la garantía de que lo que se ve en pantalla, es lo mismo que se ve en el papel al imprimir.

El segundo principio es el uso de la firma digital visible (FDV), que permite asociar un grafismo a la firma electrónica. El ámbito y valor de este grafismo es exactamente el mismo que el de la firma electrónica, con la gran ventaja para el usuario de que se trata de una firma que puede ver, exactamente igual que la firma manuscrita tradicional. Los elementos gráficos de la FDV incluyen la iconografía necesaria para indicar al usuario el grado de validación de la firma e integridad del documento.

La FDV incluye información gráfica significativa, como es el caso de un logotipo, un escudo, un sello, etc. También puede incluir información alfanumérica asociada a la firma o al documento. Por ejemplo resulta interesante que aparezca el nombre del autor del documento, fecha de creación, motivo de la firma, etc. La FDV admite diseño y parametrización de forma que se pueden incluir todos los elementos visuales y contenidos para llevar a cabo toda la tramitación que requiera el documento.

Esta solución se utiliza para eliminar sellos de caucho y utilizar el sello electrónico. Se trata de aportar funcionalidad, riqueza y validez al documento electrónico en el caso de ser impreso. El diseño, dimensión y posicionamiento del sello electrónico dentro del documento es uno de los aspectos clave del sistema.

En conclusión, la gran ventaja del sistema es que permite replicar los procesos tradicionales mediante procesos electrónicos. Esto hace que el usuario lo acepte sin temor, pues cuando utiliza este sistema de gestión electrónica “ve” lo que está haciendo, exactamente igual que cuando maneja el papel. Se logra vencer la “gran reticencia al cambio” que aparece, de forma natural, en la implantación de este tipo de soluciones.

A continuación se presentan ejemplos de documentos firmados digitalmente. Se muestran dos formas distintas de diseño y ubicación del sello electrónico.

Arquitectura del sistema

El sistema está desarrollado de manera que permite ser fácilmente utilizado en distintas aplicaciones. El núcleo del sistema, desarrollado en Java, es el que implementa todas las primitivas sobre el documento en formato PDF, realizando las operaciones de firma, verificación, encriptación, etc. El núcleo queda envuelto en una capa funcional donde se implementan funciones “visibles” por el usuario como es la selección de certificado, posición del sello visible en un documento, etc. Finalmente todo queda integrado de la aplicación final del sistema. Actualmente, está siendo utilizado en la mayor parte de los Colegios de Arquitectos de España, Colegios de Aparejadores, etc.

La siguiente figura ilustra la arquitectura general del sistema y la comunicación entre las capas. Observamos que el intercambio de información entre ellas se basa en un sistema de petición/respuesta con información empaquetada en formato XML.

Ventajas del Sistema

Los beneficios de la Gestión Electrónica de Documentos son claros:

1. Se imprimen menos copias: ahorro de papel, gastos de impresión y encuadernación.
2. Se producen menos transportes y desplazamientos: ahorro en gastos y tiempo.
3. Se almacenan menos copias en papel: ahorro en espacio inmobiliario.
4. Se reducen los riesgos ante incendios, inundaciones, robos: aumenta la seguridad.

Los clientes de CSD han comprobado que el sistema se amortiza en meses. En el caso concreto de los arquitectos, el sistema permite eliminar el papel en toda la relación entre el arquitecto y el colegio en la tramitación del visado de trabajos profesionales. Actualmente el sistema está implantado en colegios profesionales de arquitectos y/o aparejadores de 22 provincias y está siendo utilizado por más de 3000 profesionales, gestionando electrónicamente 4.000 proyectos mensuales (si contamos sólo arquitectos). Esto supone unos ahorros comprobados de mas de 1.500.000€ anuales solo en costes de impresión y desplazamientos. Adicionalmente se ahorran más de 200 m2 de espacio inmobiliario al evitar el almacenamiento del papel.
Estos ahorros van en aumento, pues el sistema es utilizado por mas profesionales cada día.

Otras aplicaciones

El sistema de Gestión Electrónica de Documentos tiene multitud de aplicaciones entre las que destacamos las siguientes:

• Componente horizontal soporte del documento electrónico de la GVA. Aplicable a licitación electrónica, gestión de expedientes, etc.
• Programa firmador “stand alone” para suministrar a ciudadanos y empresas de manera que pueden firmar documentos para presentarlos posteriormente en la administración.
• Programa verificador “stand alone” para suministrar a ciudadanos y empresas de manera que permite verificar autoría e integridad en documentos electrónicos recibidos de la administración.
• Firmador público “on demand”, para incorporar en un sitio web, donde los usuarios pueden firmar sus documentos sin instalación de software local.
• Sellador público “on demand”, para incorporar en un sitio web donde las empresas, previo registro, pueden sellar digitalmente sus documentos electrónicos.
• Verificador público “on demand”, para incorporar en un sitio web donde se puede realizar verificación de integridad y autenticidad de documentos firmados/sellados digitalmente.
• Conversión de archivos papel a archivos electrónicos mediante un proceso de tres pasos: escaneo, conversión a PDF y sellado digital con firma electrónica. De esta forma queda garantizada la integridad del documento electrónico.

 

Alfonso Jiménez
Director de Innovación y Nuevo Negocio de CSD