En 2003 el Departamento de Informática de la Sindicatura de Comptes de la Comunitat Valenciana junto con un equipo de fiscalización, inició un proyecto que pretendía hacer posible la rendición de cuentas por parte de las entidades locales (EELL) a la Sindicatura a través de internet, con el objetivo de:

a) Facilitar la rendición de cuentas en general con un procedimiento sencillo.
b) Eliminar el envío de la documentación en papel por ficheros enviados por Internet y firmados digitalmente (con la Autoritat de Certificació de la Comunitat Valenciana), facilitándoles el proceso.
c) Optimizar nuestro propio trabajo de elaboración de la Cuenta General de las Entidades Locales y el correspondiente informe.

El desarrollo de este proyecto se planteó como mejora y optimización del método que utilizábamos hasta entonces, consistente en el envío a las EELL por correo ordinario de unos disquetes en los cuales habíamos copiado unos formularios basados en una hoja de cálculo con una serie de validaciones para eliminar errores. Una vez cumplimentados esos formularios, con la información exigida, la entidad nos devolvía los disquetes para verificarlos y procesarlos en la Sindicatura.

Este proyecto supone la evolución lógica del método original de los disquetes. Las administraciones públicas nos enfrentamos al desafío que suponen los cambios en las tecnologías de la información y en las telecomunicaciones y debemos hacerles frente con las herramientas que tenemos a nuestra disposición. La utilización de estas tecnologías para el intercambio de documentación supone una doble ventaja: por un lado se facilita la obligación de rendir cuentas y a nosotros nos posibilita un aumento considerable del control sobre la información, tanto en la generación de la misma, como en la depuración de errores y en la calidad de la información obtenida.

En este sentido, el proyecto comentado se enmarca en este ámbito de aplicación de las nuevas tecnologías, y satisface nuestra necesidad de mejorar un proceso manual rutinario que todos los años nos obligaba a copiar más de ochocientos disquetes con los ficheros necesarios, imprimir todos los formularios a enviar, ordenarlos, meterlos en sobres, listar las etiquetas correspondientes a cada entidad y pegarlas manualmente para enviarlas por correo. Este proceso evidentemente era susceptible de errores desde el momento mismo de generar la información, además de los problemas posteriores que pueden aparecer durante el envío, recepción y volcado de la información a las bases de datos.

Además de simplificar todo el proceso, un requisito indispensable que debía contemplar el sistema resultante era que debía proporcionar la garantía suficiente durante el proceso de transmisión y actualización de las bases de datos, para asegurar la integridad y validez de la información transmitida.

En resumen podemos analizar las ventajas e inconvenientes de ambos procesos, después de la experiencia obtenida el primer ejercicio en el que hemos aplicado el nuevo sistema.

Algunas de las desventajas del antiguo proceso de los disquetes eran:

• Errores de importación de datos.
• De trascripción.
• Coste de los disquetes y envío por correo de los formularios, y sobre todo el coste en términos de horas dedicadas a la elaboración del etiquetado, envío, recepción de disquetes, de copiado al ordenador central y de verificación de la integridad de los datos copiados.
• Problemas en el control de la documentación entre disquetes y papel.

Y algunas ventajas materiales del proceso actual son:

• Calidad de la información que se recibe al implantar las validaciones dentro del programa.
• Simplificación, automatización y reducción de los procesos administrativos, y consiguiente ahorro de costes.
• Mejora del control de los datos recibidos.

Contenido de la documentación remitida

La información que se les exige a las entidades locales la podemos clasificar en dos grupos, el primero y principal se refiere a estados de las cuentas anuales, liquidación del presupuesto y otros estados financieros. Esta es la información básica desde la cual extraemos los datos fundamentales para la elaboración del informe “Análisis económico financiero de la Cuenta General de las Entidades Locales” que la Sindicatura elabora anualmente. El otro bloque de información lo constituye la documentación adicional que utilizamos para otros controles estadísticos. En resumen, la documentación principal solicitada a las EELL y organismos autónomos dependientes de las mismas está formada por:

• Liquidación del presupuesto corriente.
• Liquidación de ejercicios cerrados.
• Estado del resultado presupuestario.
• Estado de tesorería.
• Estado de remanente de tesorería.
• Balance de situación.
• Cuenta de resultados corrientes del ejercicio.
• Cuenta de resultados del ejercicio.
• Expediente de aprobación de la Cuenta General de la Entidad Local.
• Acta de arqueo de las existencias en caja.
• Documentos justificativos de los saldos en entidades de crédito al 31-12-200X.

A las sociedades mercantiles dependientes de los entes locales se les solicita:

• Balance de situación.
• Cuenta de pérdidas y ganancias.

El bloque de información adicional a efectos de control y estadísticas está formado por:

• Relación de organismos autónomos, consorcios y sociedades mercantiles con presupuesto independiente al de la entidad local.
• Relación de los expedientes de contratación de obras, servicios y suministros, adjudicados durante el ejercicio.
• Relación de los expedientes de contratación de obras, servicios y suministros, vigentes en el ejercicio y adjudicados en ejercicios anteriores.
• Reparos de legalidad formulados durante 200X por los Señores Secretario, Interventor y Tesorero, relacionados con la gestión económico-financiera.
• Conciliación individual de las existencias de cada cuenta bancaria, cuyo saldo presente diferencias con el contabilizado por la entidad local.
• Cálculo de los índices de ahorro neto y de volumen de capital vivo.
• Cálculo del índice legal de endeudamiento.
• Copia de los informes de auditoría externa realizados sobre las cuentas anuales, en el caso de que existan.

Funcionalidad del proyecto

En síntesis, el proceso de remisión de la documentación sigue los pasos siguientes:

• Generar un código de corporación y otro de contraseña (para conectarse).
• Se envía un correo a cada entidad con obligación de rendir cuentas, indicándole código y contraseña generados.
• Las entidades se validan a través de la WEB corporativa de la Sindicatura.
• Las entidades descargan los ficheros para cumplimentar la información.
• Cumplimentación, validación y depuración de la información exigida en el PC de la entidad.
• Envío/Transmisión de los ficheros cumplimentados, con los listados correspondientes de justificantes y comprobantes de la información contenida en los ficheros, incluida la certificación digital, opcionalmente si se dispone de ella.
• Validación/Recepción en el servidor Web de la Sindicatura de Cuentas y actualización de las bases de datos de las EELL.
• Revisión de la información de las bases de datos del servidor para preparar el análisis estadístico y la elaboración de la “Cuenta General de Entidades Locales” y el informe correspondiente.

El sistema de rendición de cuentas de las Entidades Locales de la Comunidad Valenciana vía internet esta operativo y a pleno rendimiento para la rendición de las cuentas desde el  ejercicio 2003, cuyos resultados pueden consultarse en la página Web de la Sindicatura. Es pues un sistema que, aunque está funcionando bien, es joven y tiene varias áreas en las que estamos mejorando de forma progresiva y que comentamos a continuación:

a) Implantación de la firma electrónica.

Con el sistema actual hemos sustituido el envío de disquetes por el envío de los ficheros por Internet, la utilización de  firma electrónica es opcional y exime a la entidad que la utiliza de enviar además del fichero por Internet, el listado firmado del mismo por correo ordinario.

La firma electrónica tiene, respecto de los datos consignados en forma electrónica, el mismo valor jurídico que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel.

La idea de incorporar la firma digital al proyecto de remisión de cuentas, es consistente con el objetivo de esta Sindicatura de prestar los servicios necesarios para facilitar el trabajo de rendición de cuentas de las entidades locales.

De esta forma se elimina la redundancia en la entrega de la información  (papel y en formato electrónico). Y por otro lado es la forma más eficaz tanto para las entidades como para la Sindicatura  de evitar errores y aumentar el control de todo el proceso.

b) Integración con programas de contabilidad local.

Insistiendo en la línea de facilitar al máximo la obligación de las entidades locales de rendir cuentas, hemos iniciado este ejercicio, un proceso de colaboración con las empresas de desarrollo de aplicaciones de contabilidad  más extendidas entre las corporaciones locales, con objeto de que se incluya en los programas de contabilidad un módulo que genere la misma información y con la misma estructura que contienen los ficheros que se descargan desde la Web.

De esta forma, la aplicación de contabilidad instalada en cada entidad generará los ficheros requeridos y solo se tendrá que conectar con nuestra Web, para transmitirlos y obtener el justificante impreso de envío de la información  a las bases de datos de la Sindicatura.

 

Ricardo March García
Responsable del Departamento de Informática
Sindicatura de Comptes de la Comunitat Valenciana

 

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