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El desarrollo de la informática y de los sistemas de información ha posibilitado el concepto de actuación automatizada de las Administraciones Públicas, que puede entenderse como la producción de actos administrativos (de trámite o resolutorios) mediante sistemas de información adecuadamente programados y sin la intervención directa en el acto concreto de una persona.
El concepto de actuación administrativa automatizada se introduce en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, donde se indica que “los procedimientos y actuaciones en los que se utilicen técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos garantizarán la identificación de la Administración tributaria actuante y el ejercicio de su competencia. Además, cuando la Administración tributaria actúe de forma automatizada se garantizará la identificación de los órganos competentes para la programación y supervisión del sistema de información y de los órganos competentes para resolver los recursos que puedan interponerse”.
En la misma Ley 58/2003 se extiende la posibilidad de utilización de la actuación administrativa automatizada incluso para resoluciones de los procedimientos tributarios, en aquellos casos en los que esté prevista esta forma de terminación.
En el ámbito tributario, esta idea ha encajado bien y no ha presentado problemas, posiblemente debido a lo limitado de la casuística. En el caso del procedimiento administrativo en general, podemos encontrar muchos más casos en los que las interpretaciones y la aplicabilidad de la actuación administrativa automatizada no sean sencillos.
La ya bien conocida o, al menos comentada, Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos define la actuación administrativa automatizada como la actuación administrativa producida por un sistema de información adecuadamente programado sin necesidad de intervención de una persona física en cada caso singular.
Estos actos automatizados siguen siendo responsabilidad de un determinado órgano administrativo y deben sustentarse en un procedimiento concreto y conocido.
Todo esto nos invita a concluir que debemos a excluir la actuación administrativa automatizada de todos aquellos supuestos en que existe discrecionalidad por parte de la Administración, aplicándola tan sólo a supuestos claramente reglados y muy limitados en cuanto a posibles variaciones. Algunos posibles ejemplos en los que se puede aplicar este tipo de actuación automática son:
- Generación y expedición de recibo de registro electrónico.
- Obtención de copias electrónicas a partir de digitalización de documentación en papel (compulsa electrónica automatizada).
- Expedición de copias auténticas de documentos electrónicos.
- Expedición de certificaciones de que una Administración posee determinada información (volantes de empadronamiento, justificante de encontrarse en determinada situación tributaria, certificaciones académicas, etc.).
- Cambios de formato de documentos electrónicos y posibles re-firmas o resellado de documentos.
- Notificaciones automáticas o informaciones sobre el estado de un determinado expediente.
- Foliado de expedientes electrónicos.
- Intercambio electrónico de informaciones entre diferentes Administraciones.
- Firma de Boletines Oficiales.
Podemos analizar ya el entorno en el que parece emplearse y aplicarse la actuación administrativa automatizada. Por una parte tenemos el ámbito tributario con una casuística limitada, por otro tenemos un ejemplo de utilización que recoge la propia Ley 11/2007 para llevar a cabo una actividad muy determinada y que no requiere (ni da lugar) a una intervención humana relevante. Además, tenemos una definición en la que se señala la utilización de un sistema de información programado para llevar a cabo la actuación.
Volviendo a la Ley 11/2007, nos encontramos con el artículo 18 en el que se determina la manera de identificar a la administración actuante y de establecer la integridad de los documentos relacionados con esas actuaciones automatizadas, entre los que cita al Sello Electrónico de Administración Pública, órgano o entidad de derecho público, basado en certificado electrónico que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica.
Por otra parte, en su artículo 30.3 se menciona la posibilidad que las Administraciones tienen, mediante la utilización del Sello de Órgano de obtener imágenes electrónicas de los documentos privados aportados por los ciudadanos, con su misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen.
La herramienta básica para producir la actuación administrativa automatizada es el certificado digital denominado CERTIFICADO DE SELLO DE ÓRGANO, cuyo perfil y posibles usos se recoge en el Esquema de identificación y firma de las Administraciones Públicas, elaborado y mantenido por el Ministerio de la Presidencia. Los certificados de sello de órgano emitidos por la AGENCIA DE TECNOLOGÍA Y CERTIFICACION ELECTRÓNICA-ACCV se ajustan completamente al perfil de certificado recogido en ese documento.
Por último, y a modo de aclaración, en el caso de actuación electrónica pero no automatizada de la Administración, el certificado digital a utilizar debe ser personal, como el certificado de empleado público, que identifica a la persona en el ejercicio de su competencia. Hay que destacar que en este caso el certificado queda bajo la custodia del titular y su uso requiere aportar un PIN o contraseña. Algunos ejemplos de uso serían la firma de documentos administrativos por parte de los Alcaldes, Secretarios e Interventores de los Ayuntamientos así como la solicitud de ayudas o subvenciones en dichas entidades o la actuación de funcionarios habilitados para actuar electrónicamente en nombre de terceros.
