Custodia documental

A través del servicio de gestión documental y custodia de documentos  la ACCV ofrece una infraestructura hardware y software para el almacenamiento de los documentos así como un interfaz web para facilitar el acceso a los archivos y a toda la información asociada a los mismos.

La implantación de un sistema de gestión de la información es clave para optimizar los procesos y mejorar el servicio ofrecido y la seguridad de la información. Las principales ventajas de un sistema de gestión documental son:

  • La eliminación de los costes de localización, recuperación y rearchivo del documento, que pasa a estar en formato electrónico, y se puede visualizar en pantalla e imprimir.
  • La reducción del espacio de almacenamiento, ya que los documentos electrónicos se almacenan en servidores, CD-ROM etc.
  • La disminución del material archivado ya que los documentos están accesibles en todo momento y se ahorran los listados en papel y las copias. Asimismo se evita la pérdida de documentos.
  • Una mayor seguridad de la información mediante la definición de reglas de acceso a la documentación para los diferentes usuarios y dependiendo de su rol en la organización.

La custodia de documentos es un paso más en la gestión documental e implica la existencia de un tercero que se responsabiliza de archivar, con garantías técnicas y legales, los documentos de otras organizaciones.

La ACCV va a ofrecer el servicio de custodia de información basado en el almacenamiento de documentos, tanto firmados digitalmente y/o cifrados como sin firmar y/o cifrar y garantizando que el documento custodiado mantiene a lo largo del tiempo el mismo valor legal.

Para mantener la validez legal en el tiempo se define, en función de los diferentes plazos de custodia (corto, medio y largo plazo), la tecnología y los soportes a utilizar así como los formatos aceptados y su mantenimiento. Además se incorpora un sellado de tiempo en los documentos firmados que asegura el momento de realización de la firma y la validez del certificado con el que se realizó la misma.

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