Custòdia documental

A través del servei de gestió documental i custòdia de documents  la ACCV ofereix una infraestructura maquinari i programari per a l'emmagatzemament dels documents, així com un interfície web per a facilitar l'accés als arxius i a tota la informació associada a aquests.

La implantació d'un sistema de gestió de la informació és clau per a optimitzar els processos i millorar el servei oferit i la seguretat de la informació. Els principals avantatges d'un sistema de gestió documental són:

  • L'eliminació dels costos de localització, recuperació i rearxiu del document, que passa a estar en format electrònic, i es pot visualitzar en pantalla i imprimir.
  • La reducció de l'espai d'emmagatzemament, ja que els documents electrònics s'emmagatzemen en servidors, CD-ROM etc.
  • La disminució del material arxivat, ja que els documents estan accessibles en tot moment i s'estalvien els llistats en paper i les còpies. Així mateix, s'evita la pèrdua de documents.
  • Més seguretat de la informació, mitjançant la definició de regles d'accés a la documentació per als diferents usuaris i depenent del seu rol en l'organització.

La custòdia de documents és un pas més en la gestió documental i implica l'existència d'un tercer que es responsabilitza d'arxivar, amb garanties tècniques i legals, els documents d'altres organitzacions.

La ACCV oferirà el servei de custòdia d'informació basat en l'emmagatzemament de documents, tant firmats digitalment i/o xifrats com sense firmar i/o xifrar i garantirà que el document custodiat mantinga al llarg del temps el mateix valor legal.

Per a mantindre la validesa legal en el temps es defineix, en funció dels diferents terminis de custòdia (curt, mitjà i llarg termini), la tecnologia i els suports a utilitzar, així com els formats acceptats i el seu manteniment. A més, s'incorpora un segellat de temps en els documents firmats que assegura el moment de realització de la firma i la validesa del certificat amb què es va realitzar aquesta.

Ón solicitar-ho

Troba el teu Pun de Registre més proper:

Puntos de registro
Localitzar per mapa

Contacta amb nosaltres